El diagnosticar una necesidad de información se basa en tres procesos:
a) Importancia del diagnostico de las necesidades de información
b) Metodologías para diagnosticar la capacidad de respuesta de la unidad de información a las necesidades de la organización
c) Evaluación de la respuesta informativa
a) Importancia del diagnostico de las necesidades de información
El propósito principal de todo diagnostico de necesidades de información se centra en conocer claramente los problemas de información para aportar las soluciones pertinentes.
El conocimiento de esas actividades permite ofrecer una respuesta de información oportuna, acertada y directa.
El diagnostico o indagación de las necesidades de información puede darse de dos formas:
A corto plazo: Se detectan necesidades de información inmediatas de la empresa por medio de la consulta que hace el consumidor directamente a la organización A mediano y largo plazo: Se trata de averiguar las necesidades de información mediante la utilización de estudios a los usuarios.
b) Metodologías para diagnosticar la capacidad de respuesta de la unidad de información a las necesidades de la organización
El procedimiento general para responder a una necesidad de información es el siguiente:
I. Evaluar las necesidades de información dentro del marco general del conocimiento del área de acción del consumidor
II. Traducir la necesidad de información en preguntas por ser respondidas
III. Realizar la búsqueda y recolección de información exacta y relevante para los propósitos del consumidor
IV. Enviar al consumidor la información recogida como producto de esa búsqueda
Es importante inventariar los recursos de información disponibles de la unidad, de manera que el consumidor obtenga y aproveche esos recursos para cubrir una determinada necesidad de información.
Se inicia con la definición de la necesidad de información y se concluye con un listado preliminar de los recursos de información que puedan ser de utilidad.
Dentro de los recursos de información se pueden encontrar:
Fuentes o suministradores de información.
· Personales: Organizaciones o personas de las que se pueden obtener datos o información, ya sea dentro de la misma unidad de información o fuera de ella.
· Materiales: Constituidas por documentos y audiovisuales
Servicios.
Recursos dirigidos a adquirir, procesar, transformar y transmitir información por medio de productos de información diseñados con un determinado objetivo.
c) Evaluación de la respuesta informativa
La etapa final del proceso que se lleva a cabo para satisfacer la necesidad de información planteada mediante una demanda concreta, consiste en el seguimiento a las respuestas ofrecidas mediante la evaluación por parte del departamento de mercadotecnia.
Interrelación entre el consumidor y la información El contenido del interés potencial de la respuesta para el consumidor El impacto o beneficio que obtuvo el consumidor con la utilización de la información
En base a los tres puntos anteriores es necesario destacar la importancia de la detección de las necesidades de información, tales son las siguientes:
Conocer las necesidades reales o potenciales de los consumidores, para poder adquirir y disponer de los servicios y productos apropiados Detectar las preferencias y deseos de los consumidores con respecto a la información que sea de su interés, para estar en capacidad de dirigir el planteamiento del diagnostico hacia la mayor oferta de información. Analizar el comportamiento ante la información: o sea, la forma de solventar las necesidades.
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